Privacyverklaring SupportChannel
Versie 2026.1, 10 november 2026. Deze verklaring vult de privacyverklaring van WIWO Media aan met wat specifiek is voor SupportChannel.
Wie wij zijn
SupportChannel is een dienst van WIWO Media, een handelsnaam van CW Nederland B.V., Mina Krusemanstraat 38, 3207 DE Spijkenisse, KvK 92544347. Voor alles wat hier niet staat geldt de privacyverklaring van WIWO Media. Vragen over privacy: privacy@wiwomedia.nl.
Twee rollen
Jouw gegevens als klant of bezoeker (naam, bedrijf, contactgegevens, inloggegevens, facturen) verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke, om de dienst te leveren en te factureren.
De gesprekken met jouw klanten in SupportChannel bevatten persoonsgegevens van anderen. Die verwerken wij als verwerker, in jouw opdracht en volgens de verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken de inhoud van tickets alleen om de dienst te leveren: berichten ontvangen, tonen, indelen, beantwoorden en bewaren zoals jij dat instelt.
Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contactformulier: naam, e-mail, bedrijf, telefoon, bericht | Je vraag beantwoorden, een aanbod doen | Precontractuele maatregelen, gerechtvaardigd belang | 24 maanden, of zolang je klant bent |
| IP-adres bij het contactformulier | Misbruik en spam tegengaan | Gerechtvaardigd belang | Alleen kort in het werkgeheugen van de server, niet opgeslagen |
| Account: naam, e-mail, rol, inloggegevens | Inloggen, toegang per organisatie, beveiliging | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat |
| Tickets, berichten, bijlagen en contactgegevens van jouw klanten | De dienst: ontvangen, tonen, indelen, beantwoorden | Als verwerker, in jouw opdracht | Zolang het abonnement loopt, plus 30 dagen om je gegevens op te vragen |
| Gespreksopnames en uitgeschreven tekst, als je dat aanzet | Telefonie in het ticketsysteem | Als verwerker, in jouw opdracht | Zolang het abonnement loopt, of korter als je ze verwijdert |
| Gegevens over AI-aanroepen: aantallen, duur en uitkomst | Verbruik afrekenen, kwaliteit en beveiliging bewaken | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang nodig voor de facturatie |
| Factuurgegevens | Facturatie via mijnwiwo.nl | Wettelijke plicht | 7 jaar |
Wie je gegevens ziet
- De collega's die jij zelf toegang geeft tot je organisatie.
- Medewerkers van WIWO Media, alleen voor zover nodig voor support en beheer, met geheimhoudingsplicht. Meekijken in je werkplek is zichtbaar en wordt vastgelegd.
- Partijen die wij inschakelen en waarmee wij afspraken hebben gemaakt (subverwerkers): het datacenter in de Europese Unie, onze eigen AI-gateway met het taalmodel dat tickets indeelt en antwoorden opstelt, en de dienst die e-mail aflevert. Een actuele lijst van subverwerkers sturen wij je op verzoek.
- De platforms van de kanalen die jij aansluit, zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, TikTok of Telegram. Wat daar gebeurt valt onder jouw afspraken met dat platform.
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken de inhoud van tickets niet voor reclame of profilering.
Beveiliging
De gegevens staan in datacenters in Duitsland. Bijlagen worden per bestand versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM), organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden, en je kunt inloggen met tweestapsverificatie. Meer op beveiliging en privacy.
Cookies
Deze site gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Je keuze voor een licht of donker thema bewaren we alleen in je eigen browser. Alleen als je inlogt plaatsen wij een functionele cookie om je ingelogd te houden.
Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Stuur je verzoek naar privacy@wiwomedia.nl; wij reageren binnen een maand. Gaat het om gegevens in een ticket bij een van onze klanten, dan sturen wij je verzoek door naar die klant, want die beslist erover. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.