Helpdesk software voor zakelijke dienstverleners

Waarom een ticketsysteem voor een kantoor?

Op veel kantoren komt de mail van cliënten in persoonlijke mailboxen binnen. Is een collega ziek of op vakantie, dan weet niemand wat er openstaat. In een ticketsysteem heeft elke vraag een status, een eigenaar en een tijdlijn, en neemt een collega het over zonder iets te hoeven navragen. Overleg gaat in interne notities, die de cliënt niet ziet.

Met een SLA spreek je af binnen welke tijd een cliënt een eerste reactie krijgt en wanneer zijn vraag is opgelost, gerekend binnen je kantooruren. Opgeslagen weergaven laten elke medewerker zijn eigen tickets zien, en als volger blijft een collega op de hoogte van een ticket dat hij niet zelf behandelt.

Wat gebruik je als kantoor het meest?

• E-mail. Mail komt binnen via een doorstuuradres of IMAP en gaat uit vanaf je eigen adres. Zie ticketsysteem voor e-mail.
• Telefoon. In Pro worden gesprekken, gemiste oproepen en voicemails via WIWO VoIP een ticket. Een pop-up toont wie er belt en wat er openstaat.
• Agenda. Afspraken hangen aan het ticket, gekoppeld aan Google Calendar. Met een boekingslink plant je cliënt zelf een afspraak.
• Urenregistratie. Schrijf tijd op het ticket met een timer en uurtarieven, en exporteer de uren voor je facturatie.
• Kennisbank. Leg veelgestelde vragen één keer vast, voor collega's en op een publiek helpcenter voor cliënten.

Hoe zit het met vertrouwelijke gegevens?

Je gegevens staan in datacenters in Duitsland. Bijlagen worden per bestand versleuteld opgeslagen en elke organisatie is strikt gescheiden van de andere. Medewerkers loggen in met een wachtwoord en tweestapsverificatie. Er is elke dag een versleutelde back-up, die 30 dagen wordt bewaard, en in Pro legt een auditlog vast wie wat heeft gedaan.

De AI is per organisatie instelbaar en staat per kanaal aan of uit. De volledige uitleg staat op beveiliging en privacy. Voor de persoonsgegevens die je via SupportChannel verwerkt is er een verwerkersovereenkomst.

Wie telt als gebruiker?

Je betaalt per gebruiker met de rol owner, admin of agent. Een vennoot, stagiair of collega van de administratie die alleen wil meelezen krijgt de rol beperkt. Die leest mee en schrijft interne notities, en kost geen gebruikersplek.

Welk plan past bij jouw kantoor?

Prijzen exclusief btw, bij betaling per jaar. In Start en Plus bestel je uren en agenda als module voor € 2 en € 2 per gebruiker per maand.

Hoe begin je als kantoor?

1. Start de proef

   Je probeert 14 dagen gratis het plan Plus, met maximaal 3 gebruikers.

2. Koppel de mailbox van je kantoor

   Stuur de mail van je algemene adres door naar je doorstuuradres, of laat de mailbox ophalen via IMAP.

3. Verdeel de rollen

   Wie cliënten antwoordt wordt agent. Wie alleen meeleest krijgt de rol beperkt.

4. Leg kantooruren en SLA vast

   Stel je kantooruren in en kies binnen welke tijd een cliënt een eerste reactie krijgt.

5. Laat iedereen tweestapsverificatie instellen

   Naast het wachtwoord logt elke medewerker in met een code uit een authenticator-app.